Comment saisir et importer toutes vos données dans la BDES ?
C’est le moment le plus redouter. Comment saisir facilement et rapidement toutes les données que la loi vous oblige à mettre dans votre BDES ? Cet article à pour but de vous accompagner dans la mise en place de votre nouvelle BDES alcuin.
Vous êtes gestionnaire ?
Voici comment faire.
Vous êtes Administrateur ?
Voici comment faire.
La loi stipule que vous devez permettre à vos représentants du personnel d’accéder à des données sur l’entreprise de l’année n-3 jusqu’à l’année n+2. Ces données doivent être regroupées en huit catégories : Investissement, Fonds propres endettement et impôts, Rémunérations salariales, Activités sociales et culturelles, Rémunération des financeurs, Flux financiers à destination de l’entreprise, Sous-traitance, Transferts commerciaux et financiers.
La plupart du temps vous avez déjà toutes ces données (dans votre bilan social ou votre bilan comptable par exemple) mais celles-ci ne sont pas classées de la même façon.
Avec la bdes alcuin, vous avez une solution très simple pour saisir toutes ces données d’un seul coup : un fichier excel à compléter puis à importer dans notre logiciel.
En tant que Gestionnaire
Connectez-vous à votre BDES avec votre accès Gestionnaire
Sélectionnez n’importe quel indicateur. Exemple : A. Investissements puis Évolution des objectifs.
Supprimez les filtres de domaines et sous-domaines. Vous verrez alors tous les éléments de votre BDES dans cette liste
En tant que Administrateur
Connectez-vous à votre BDES avec votre accès Administrateur
Sélectionnez Ma BDES / Données mise à disposition
Sélectionnez toutes les lignes en cliquant sur la checkbox 
Cliquez sur le bouton rapport puis sur le bouton Générer
Vous avez maintenant votre fichier Excel, il ne vous reste plus qu’à le compléter.
Dans ce fichier, des colonnes sont grisées et d’autres sont sur fond blanc. Vous ne devez compléter que les cellules sur fond blanc. Les cellules grisés vous permettent d’avoir des informations sur cette ligne (domaine, indicateur, nom du champ, etc.)
Pour les années passées vous avez donc une case par ligne à saisir (la valeur de l’indicateur). Soit il s’agit d’un chiffre (montant, pourcentage, valeur brute) soit d’un texte. Pour les années futurs, vous devez en général compléter deux cases : une valeur prévisionnelle et une tendance (en hausse, en baisse, stable, etc…)
Vous avez donc en général environ 700 cases à remplir pour le passé et 1400 cases à remplir pour le futur. Sur toutes ces cellules, certaines ne seront pas renseignées par votre entreprise ou seront à 0. Exemple : Rejets de gaz à effet de serre. De plus vous pouvez partager ce fichier avec vos collègues (ressources humaines, comptabilité) afin d’aller plus vite en remplissant chacun vos parties.
Pour conclure, il vous est tout à fait possible de saisir ce fichier excel et de l’importer dans votre BDES en ½ journée. Qu’est-ce qu’une demi journée pour répondre à des obligations légales ?
Comment générer votre bilan social à partir des données de votre BDESE ?
Comme chaque année, les entreprises de plus de 50 collaborateurs ont pour obligation de publier leur Bilan social avant le 15 avril, conformément aux articles L438-1 à L438-9. Les entreprises concernées ne peuvent se dérober de cette obligation, au risque d’être poursuivi pour délit d’entrave. En revanche, certaines solutions s’offrent à elles dans le but d’assister le service de ressources humaines et faciliter sa création.
